Loading...
HomeMy WebLinkAboutCBC Minutes.6.19.20 CITIZENS BUDGET COMMITTEE  ST. LUCIE COUNTY, FLORIDA  Regular Meeting   June 19, 2020 Convened: 7:33 AM  Adjourned: 9:34 AM   1.CALL TO ORDER The meeting was called to order at 7:33 AM by Mr. Hensley.  He commented on the adjusted schedule and reminded the members of his earlier conversations with the Commissioners. MEMBERS PRESENT:  Carl Hensley, Chair  John Culverhouse, Vice Chair  Barry Mucklow  Jerry Buechler  Robert Lynch  Hector Rodriguez  Ed Lounds  Gwen Morris  William Donovan  Clarence Kearney  Jake Sanders  Richard Pancoast  Mark Gotz by phone  MEMBERS ABSENT:  Brit Anderson  OTHERS PRESENT:  Jennifer Hill  Commissioner Sean Mitchell Susie Caron  Terry Ann Paulo Harvey Alligood Alphonso Jefferson  Doug Baber  Matthew Beard Mike Middlebrook  Ed Matthews  Howard Tipton Ann Bolduc   Madeline Yaroma Gino Butto  Mark Wishard   Leslie Olson  Thondra Lanese    Regular Meeting Friday, June 19, 2020 7:30 AM  2 | Page  2. PUBLIC COMMENT   No member of the public spoke.  3. APPROVAL OF FEBRUARY 21st MINUTES  After a motion by Mr. Kearney and second by Mr. Donovan, the minutes were unanimously approved.  4. COVID IMPACTS  Ms. Hill reviewed the information from the attached memo which was sent to the Board of County  Commissioners.  Assigning employees to different areas, overtime, and impact on reserves were  discussed.  She gave information on CARES Act funds being distributed to the Counties.      Mr. Lounds started discussion about building permits.  Mr. Tipton announced an increase in permits  and gave details on the business economy.    Mr. Culverhouse asked about calculation of distribution of the CARES Act funding.  Ms. Hill explained  the details.  5. BUDGET RESERVES  Ms. Hill asked for input from the Committee on the determination of the amount of reserves for the  future. She reported on Current Levels, Background, and Laws & Guidelines.       Mr. Kearney started discussion on the amount of reserves, bond rating, and line of credit.    Mr. Buechler asked for information on the Sheriff’s request for additional resources for COVID and  malware.  It is expected to be a loan until insurance payments are received.  It may be funded with  CARES Act funds.  It should be reimbursed.  He continued discussion by asking about prison count.    Ms. Morris asked about hazard pay.  Doug Baber, Human Resources Director, gave information on  staff, pay, overtime, reassignment, working remotely, working in harm’s way, and cooperation with the  Sherriff’s Office.        Ms. Hill asked again for consensus from the Committee for the desired direction for the reserves.    Mr. Mucklow commented on the State of Florida reserves and shared his opinion on the SLC reserves.   Mr. Donovan started discussion on a Line of Credit.  Mr. Lounds asked about a cap on reserves.  Mr.  Tipton explained staff is interested in a target and Ms. Hill gave information on the statutes.  The  discussion continued about the future, funds, FEMA, percentage, interest earned by reserves put back  in the fund, sources, and roads.      Regular Meeting Friday, June 19, 2020 7:30 AM  3 | Page  Mr. Kearney made a motion to work on having 25% in reserves, understanding it may take several  years to get to that point.  Mr. Lounds seconded for discussion.  Mr. Pancoast thought percentage  should be discussed and there should be more information in the motion.  Culverts, resources for  projects, and transferring reserves were discussed.  Mr. Gotz asked for a second to a motion that the  25% reserve be achieved by savings in the County’s departments.  Efficiency and cuts in the budget  were discussed.  Mr. Lounds seconded for purpose of discussion.  Mr. Gotz suggested hiring an  efficiency consultant.  State mandates, difference in private and government business, government  efficiency, and catching up on the backlog of projects were mentioned.    Mr. Alligood summarized that it seems to him that a majority believes the current reserve levels are  too low.  With regard to the method for setting, the majority prefers a percentage of the budget.  The  timeline for replenishing, when utilized, would be a period of 1 to 3 years.  We should have a policy  that preserves our bond rating, and a minimum of 2 months backup, that we have had. The short term  goal would be to increase to 20%, longer term to 25%.    Suggestions for ways to fund the shortfall, first as with balancing the budget, 1/3 to 50% of new  revenue would be pre‐allocated & prioritized for reserves until at that level.  In addition, the interest  earned on the reserve fund be committed to the reserve fund, so that it becomes a compounding in  favor of increasing the reserves. Then look to efficiencies & savings.      He believes most cost savings have been squeezed out the last 10 years.  The County is growing.  He  would like to see a forward‐looking recommendation.     Mr. Pancoast called the motion and amendment.  The amendment was defeated.  Mr. Sanders  proposed that the Committee make a recommendation that was actionable.  He expressed his  concerns.  Mr. Pancoast agreed that the motion should be more specific.  Mr. Kearney disagreed.  The  members discussed the recommendation. Four were in favor of the motion.  Seven were opposed, so  the motion was defeated.    Mr. Pancoast asked for Mr. Alligood’s suggestion to be repeated.  Mr. Hensley said it would be sent. He  agreed that they need to think about the resolution.  Ms. Hill asked for some general guidance for the  BOCC Budget Workshop.  Does the Committee think the reserves are too high or too low?  Should the  new rate be a percentage of the budget and have a timeline to replenish?      Mr. Gotz suggested a special meeting the following week.  Ms. Hill would not be able to prepare for  that meeting and the BOCC Budget Workshops because of the time lost with COVID issues.    Mr. Hensley suggested they make a motion that stated they would like higher budget reserves, a  percentage of the budget, which would be replenished in 1 to 3 years if used.  Mr. Sanders made that  motion.  Mr. Mucklow seconded the motion.  Mr. Gotz suggested the increase in the reserves come  from the increase in tax revenue.  The amendment was seconded for discussion.  Only one was for the  amendment.  It was defeated.  The motion made by Mr. Sanders suggesting the current reserve levels  are too low and need to be raised, they should be a percentage of the budget, the timeline to replenish  when utilized should be 1 to 3 years, and ways to fund the shortfalls would be discussed.  The motion  was unanimously approved.    Regular Meeting Friday, June 19, 2020 7:30 AM  4 | Page    Mr. Hensley introduced Terry Ann Paulo, the new member who will join once approved by the Board of  County Commissioners.      Mr. Pancoast asked that the motion be sent by email to the members.  6. OTHER ISSUES    Mr. Lynch asked about a July meeting.  Ms. Hill will work with the Chair to check availability.    7. ADJOURNMENT  After expressing gratitude, Mr. Hensley adjourned the meeting at 9:34 AM.    Respectfully submitted by: Brenda Marlin  The next CBC meeting is scheduled for Friday, August 21, 2020, at 7:30 AM, location to be determined.